Логистика на свадьбе: все, что нужно знать о заказе свадебного транспорта

Свадебная логистика – это не так интересно, как выбирать платье и декор. Сколько машин заказать на свадьбу, как их выбрать, как не запутаться в условиях аренды, времени и маршрутах? Не переживай: мы написали для тебя подробную инструкцию, которая поможет разобраться с заказом свадебного транспорта, расчетами и подготовкой маршрута. Вопросов не останется! 

Определяем потребности

Самый первый, предварительный шаг – это решить, на каких этапах тебе понадобится свадебный транспорт. Для этого ответь на следующие вопросы: 

Где проходят сборы? 

Если ты ночуешь в отеле или комплексе, где затем пройдут сборы, церемония и банкет – это самый беспроблемный вариант, ведь передвигаться не придется :) Если же сборы и следующий этап проходят в разных местах, то понадобится транспорт для тебя, жениха и ваших близких, которые будут сопровождать на сборах. Чаще всего, это подружки невесты или родители. Остальных гостей можно попросить добраться до места церемонии своим ходом.  

Легко ли добраться до локации? 

Если вы выбрали локацию, отдаленную от города, нужно продумать и предложить гостям удобные варианты поездки. Например, заказать вместительный автобус, который заберет их из одного удобного места в городе и отвезет на свадебную церемонию. Этот же автобус сможет довезти гостей обратно в город в конце праздника. 

Где проходят церемония и банкет? 

Если это две разные локации, между которыми придется передвигаться на авто, то стоит заказать трансфер для всех гостей и машину для вас с женихом. 

Будет ли выездная свадебная фотосессия или прогулка? 

Если да, определись, кто будет ехать с вами – только несколько близких друзей и фотограф или все гости? Если же гости должны будут ждать вас час-полтора перед началом банкета, позаботься о трансфере на место праздничного ужина и легких развлечениях, которые скрасят ожидание: лаунж-зона с приветственным фуршетом и коктейлем, ненавязчивая музыка и интерактивы с ведущим точно помогут :)

Теперь ты понимаешь, в каких моментах понадобится транспорт. А сколько свадебных авто заказать?

Переходим к цифрам: бюджет и гости

Для заказа транспорта на свадьбу нужно определиться с количеством гостей. Рассылай пригласительные как можно раньше и как только будешь знать точное количество приглашенных – начинай считать, скольким из них понадобится трансфер. 

Затем раздели гостей на категории: кому нужен трансфер туда и обратно, кто будет с тобой и женихом в машине, есть ли приглашенные, которые планируют приехать только на банкет или только на церемонию. Подсчитай, сколько пассажиров вам надо будет перевезти на каждом из этапов свадебного дня.

Следующим шагом изучи предложения разных компаний, чтобы понять диапазон цен и возможные варианты автомобилей. Так ты сможешь спланировать свой бюджет. Также не забудь уточнить, есть ли особые условия при аренде нескольких авто – часто компании дают скидку таким клиентам :)

Тайминг и маршрут

Нужно четко понимать, какое время аренды каждого автомобиля вам необходимо. Для этого тебе понадобится тайминг свадебного дня – от начала сборов до завершения праздника. 

Не забудь заложить дополнительное время на мелкие задержки: время погрузки гостей в автобус, тянучки на дороге, непредвиденные задержки по другим причинам. Закладывай на эти пункты по 10-15 минут, чтобы не приходилось бегать за транспортом :) Помни, что некоторые гости также могут опаздывать на автобус, который вы заказали для трансфера из города на свадебную локацию – лучше сразу выделить дополнительные 20 минут для ожидания опоздавших. 

Бронирование авто на свадьбу

Бронировать свадебный транспорт лучше заранее, хотя бы за 3-4 месяца до свадьбы. Именно поэтому ранее мы просили тебя отправлять пригласительные пораньше, чтобы у вас с женихом была возможность выбрать самый удобный и привлекательный вариант из всех. 

Изучи предложения разных компаний, чтобы найти самое выгодное. Обращай внимание не только на внешний вид автомобилей, но и на цену, условия, вместительность. Узнай, будет ли на машинах рекламная маркировка, можно ли крепить на них свадебный декор. Обязательно проверь возможные дефекты и повреждения сама или пригласи с собой понимающего в авто человека – например, жениха, папу или друга. Небольшие царапины или потертости на транспорте могут особо не бросаться в глаза и не влиять на впечатление от авто, но недочеты непременно нужно прописать в договоре до подписания. Иначе транспортная компания может записать повреждения на ваш счет и запросить денежную компенсацию.  

Внимание на детали

Наверняка среди гостей найдутся люди с особыми потребностями. Например, это могут быть пожилые родственники, друзья с детьми – о такой категории приглашенных позаботьтесь отдельно. При выборе авто продумай, насколько удобно будет твоей бабушке забраться в автобус, а для детей необходимо арендовать подходящие по возрасту детские автокресла, чтобы не нарушать технику безопасности.

Но остальные гости тоже нуждаются в заботе. При аренде транспорта на свадьбу обращай внимание, хорошо ли работает кондиционер или обогреватель, если свадьба планируется зимой. Даже 15-20 минут в душной машине в знойный день могут значительно ухудшить состояние (и настроение) твоих гостей, а праздничный запал сменится головокружением от перегрева. Также хорошо бы приготовить в автобус прохладную бутилированную воду, которая поможет в случае жаркой погоды или укачивания. 

Договор

Подписание договора – обязательный пункт при бронировании автомобилей на свадьбу. Обрати внимание, чтобы в документе были прописаны эти пункты: 

Оплата. Здесь должна быть прописана окончательная сумма за предоставляемые услуги, даты внесения предоплаты и остатка.

Автомобили. В документе должно быть обозначено, какие машины вы арендуете, их вместительность, техническое состояние и все найденные недочеты.

Маршрут. Здесь должны быть описаны время прибытия транспорта, остановки, конечная точка вашего маршрута и другие особенности пути.

Дополнительные услуги. Если вы заказываете, например, украшение машины, наполнение мини-бара или другие дополнительные функции – это должно быть указано в договоре.

Условия расторжения договоренностей. Пропишите условия, при которых договор может быть расторжен одной из сторон. Также не забудь уточнить условия возврата предоплаты и другие финансовые моменты при досрочном завершении сотрудничества.

Свадебная подготовка полна неожиданных сложностей и волнений. Чтобы не растеряться в лавине предсвадебных дел, заходи в наш Онлайн-планировщик: мы расписали для тебя все самые важные задачи и оставили подсказки, которые помогут с организацией.