Логістика на весіллі: все, що треба знати про замовлення весільного транспорту

Весільна логістика – це не так цікаво, як вибирати сукню та декор. Скільки машин замовити на весілля, як їх вибрати, як не заплутатися в умовах оренди, часу та маршрутів? Не хвилюйся: ми написали тобі докладну інструкцію, яка допоможе розібратися із замовленням весільного транспорту, розрахунками та підготовкою маршруту. Запитань не залишиться!

Авто на весілля: визначаємо потреби

Найперший підготовчий крок – це вирішити, на яких етапах тобі знадобиться весільний транспорт. Для цього дай відповідь на такі питання: 

Де відбуваються збори?

Якщо ти ночуєш у готелі або комплексі, де потім пройдуть збори, церемонія та банкет – це найбезпроблемніший варіант, адже пересуватися не доведеться :) Якщо ж збори та наступний етап проходять у різних місцях, то знадобиться транспорт для тебе, нареченого та ваших близьких, які супроводжуватимуть на зборах. Найчастіше, це подружки нареченої чи батьки. Решту гостей можна попросити дістатися місця церемонії своїм ходом.

Чи легко дістатися локації?

Якщо ви вибрали локацію, віддалену від міста, потрібно продумати та запропонувати гостям зручні варіанти доїзду. Наприклад, замовити місткий автобус, який забере їх із одного зручного місця у місті та відвезе на весільну церемонію. Цей автобус зможе довезти гостей назад до міста наприкінці свята.

Де проходять церемонія та банкет?

Якщо це дві різні локації, між якими доведеться пересуватися на авто, варто замовити трансфер для всіх гостей і машину для вас з нареченим.

Чи буде виїзна весільна фотосесія чи прогулянка?

Якщо так, визначся, хто їхатиме з вами – лише кілька близьких друзів та фотограф чи всі гості? Якщо ж гості повинні будуть чекати на вас годину-півтори перед початком банкету, потурбуйся про трансфер на місце святкової вечері та легкі розваги, які скрасять очікування: лаунж-зона з вітальним фуршетом та коктейлем, ненав'язлива музика та інтерактиви з ведучим точно допоможуть :)

Тепер ти розумієш, у яких моментах знадобиться транспорт. А скільки весільних авто замовити?

Переходимо до цифр: бюджет та гості

Для замовлення транспорту на весілля необхідно визначитися з кількістю гостей. Розсилай запрошення якомога раніше і як тільки знатимеш точну кількість запрошених – починай рахувати, скільком з них знадобиться трансфер.

Потім розділи гостей на категорії: кому потрібен трансфер туди й назад, хто буде з тобою та нареченим у машині, чи є запрошені, які планують приїхати лише на банкет чи лише на церемонію. Підрахуй скільки пасажирів вам треба буде перевезти на кожному з етапів весільного дня.

Наступним кроком вивчи пропозиції різних компаній, щоб зрозуміти діапазон цін та можливі варіанти автомобілів. Так ти зможеш спланувати свій бюджет. Також не забудь уточнити, чи є особливі умови при оренді кількох авто – часто компанії дають знижку таким клієнтам.

Таймінг та маршрут

Потрібно чітко розуміти, який час оренди кожного автомобіля вам потрібен. Для цього тобі знадобиться таймінг весільного дня від початку зборів до завершення свята.

Не забудь закласти додатковий час на дрібні затримки: час посадки гостей на автобус, тягучки на дорозі, непередбачені затримки з інших причин. Закладай на ці пункти по 10-15 хвилин, щоб не доводилося бігати за транспортом :) Пам'ятай, що деякі гості також можуть спізнюватися на автобус, який ви замовили для трансферу з міста на весільну локацію – краще відразу виділити додаткові 20 хвилин для очікування тих, хто запізнився.

Бронювання авто на весілля

Бронювати весільний транспорт краще заздалегідь, хоч би за 3-4 місяці до весілля. Саме тому раніше ми просили тебе відправляти запрошення раніше, щоб у вас з нареченим була можливість вибрати найзручніший і найпривабливіший варіант з усіх.

Вивчи пропозиції різних компаній, щоб знайти найвигідніше. Звертай увагу не лише на зовнішній вигляд автомобілів, а й на ціну, умови, місткість. Дізнайся, чи на машинах буде рекламне маркування, чи можна кріпити на них весільний декор. Обов'язково перевір можливі дефекти і пошкодження сама або запроси з собою людину, що розуміє в авто – наприклад, нареченого, тата або подругу, що обожнює копатися під капотом. Невеликі подряпини або потертості на транспорті можуть особливо не впадати у вічі і не впливати на враження від авто, але недоліки обов'язково потрібно прописати в договорі до підписання. Інакше транспортна компанія може записати пошкодження на ваш рахунок та запросити грошову компенсацію.

Увага на деталі

Напевно, серед гостей знайдуться люди з особливими потребами. Наприклад, це можуть бути літні родичі, друзі з дітьми – про таку категорію запрошених подбайте окремо. При виборі авто продумай, наскільки зручно буде твоїй бабусі забратися в автобус, а для дітей необхідно орендувати дитячі автокрісла, що підходять за віком, щоб не порушувати техніку безпеки.

Але решта гостей також потребує турботи. При оренді транспорту на весілля звертай увагу на те, чи добре працює кондиціонер або обігрівач, якщо весілля планується взимку. Навіть 15-20 хвилин у задушливій машині в спекотний день можуть значно погіршити стан (і настрій) твоїх гостей, а святковий запал зміниться запамороченням від перегріву. Також добре б приготувати до автобуса прохолодну бутильовану воду, яка допоможе у разі спекотної погоди або захитування.

Договір

Підписання договору – обов'язковий пункт при бронюванні автомобілів на весілля. Зверніть увагу, щоб у документі були прописані ці пункти:

Оплата. Тут має бути прописана остаточна сума за послуги, що надаються, дати внесення передоплати та залишку.

Автомобілі. У документі має бути зазначено, які машини ви орендуєте, їх місткість, технічний стан і всі знайдені недоліки.

Маршрут. Тут має бути описано час прибуття транспорту, зупинки, кінцева точка вашого маршруту та інші особливості шляху.

Додаткові послуги. Якщо ви замовляєте, наприклад, прикрасу машини, наповнення міні-бару або інші додаткові функції – це має бути зазначено у договорі.

Умови розірвання домовленостей. Пропишіть умови, за яких договір може бути розірваний однією із сторін. Також не забудь уточнити умови повернення передоплати та інших фінансових моментів при достроковому завершенні співробітництва.